Administración del Tiempo

En ocasiones podemos sentirnos que tenemos mucho que hacer y poco tiempo. Si no sabemos administrar bien el tiempo podemos sentirnos atrapados, presionados y apresurados. Cuando se administra bien el tiempo desarrollamos buenas relaciones humanas, se reduce el estrés, aumenta la productividad y nos sentimos más calmados. Para tener mejor oportunidades y éxito en la carrera debemos saber cómo administrar el tiempo. La administración del tiempo se refiere a las técnicas diseñadas para ayudar a las personas tener más en menos tiempos con buenos resultados.[1]

Hay personas que no se dan cuenta de cómo utilizan su tiempo, y puede que lo estén perdiendo porque no son organizados. Para administrar el tiempo exitosamente primero debemos aprender como analizar el uso del tiempo. Una forma de ser más organizados y determinar el uso del tiempo es utilizando el Time Log. El Time Log es una agenda diaria que busca las actividades y ayuda a la persona determinar como el tiempo es utilizado.[2] (Véase Apéndice) En cada hora debemos escribir las actividades o tareas que tenemos que cumplir, y las que ya hemos cumplido. Durante el día debemos de tener en mano la agenda; de esta forma estamos consciente de como estamos manejando el tiempo. Un buen análisis de la agenda se debe hacer después de 5 a 10 días de trabajo. Podemos analizar cómo estamos utilizando el tiempo, determinar cuánto tiempo estamos gastando en las responsabilidades, identificar cuáles son las tareas que me hacen perder el tiempo y cuales puedo delegar, y cómo manejar el tiempo más eficiente. También podemos analizar si estamos tratando de hacer varias tareas a la vez. Las personas que tratan de hacer varias tareas a la vez son menos eficientes que aquellas que se enfocan en una a la vez; a esto se le llaman ‘‘multitasking’’ (múltiples trabajos). Cuando tratamos de hacer múltiples trabajos a la vez perdemos más tiempo y la tarea se vuelve más compleja, porque se reduce la energía del cerebro y aumenta el estrés. Si utilizamos la agenda y hacemos la tarea en el tiempo que tenemos establecido y le dedicamos el tiempo necesario a la tarea; obtendremos buenos resultados.

Determinación de Prioridades

Hay momentos que podemos enfrentarnos con varias tareas que tenemos que hacer. Cuando esto nos ocurre debemos darle prioridad a las tareas. La prioridad se define como la preferencia dada a una actividad sobre otras actividades.[3] Las personas exitosas tienen la habilidad de hacer las cosas importantes primero y las de menos importancia luego. Cuando tenemos varias tareas debemos de hacer una lista y asignarles prioridades según la importancia y enfocarnos en una tarea a la vez. Para establecer prioridades debemos hacernos tres preguntas:

¿Debería estar personalmente involucrado?
¿La tarea es mi responsabilidad o afectará el funcionamiento o las finanzas de mi departamento?
¿Es necesario acción rápidamente?

Según las contestaciones de las preguntas se asigna prioridades a las tareas. Se le asignará a cada actividad o tarea prioridades: delegar, alta prioridad, mediana prioridad o baja prioridad, en la lista de “tareas que hacer”. La lista de “tareas que hacer” es una lista de actividades que los individuos deben completar. (Véase apéndice) Primero comenzamos con las de alta prioridad que son las tareas más importantes y necesita mayor responsabilidad y acción rápida. Luego las de mediana prioridad y las de baja prioridad que son las tareas que no necesitan mayor responsabilidad al momento.

[1] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”. Chapter. 4, Robert N. Lussier.

[2] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”. Chapter. 4, Robert N. Lussier.

[3] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”. Chapter. 4, Robert N. Lussier.

Sistema de la Administración del Tiempo

Actualmente, uno de los problemas que muchas de las personas tienen es cómo saber administrar el tiempo; esto no es por la escasez de tiempo ya que todo el mundo consta con 24 (veinticuatro) horas al día. Siempre debemos de preguntarnos, ¿cómo utilizar el tiempo?, para poder administrar un mejor tiempo y tengamos buenos resultados. Los expertos dicen que muchas de las personas malgastan dos horas al día.[1]

Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.[2] El manejo es la acción de dirigir un asunto o un negocio.[3] El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro.[4]

Para poder administrar un mejor tiempo eficazmente tenemos que llevar a cabo cuatro pasos importantes que son los siguientes:

Prioridades = es hacer una lista que ayude a aumentar el desempeño (funcionamiento del empleado). También es el proceso de determinar la precedencia (prioridad del tiempo) de los eventos.

Objetivos = es lo que se quiere alcanzar en un periodo de tiempo dado ya sea a corta o a largo plazo.

Planes = es cómo lograr sus objetivos.

Horario (agenda) = es cuándo las actividades previstas serán realizadas.

Al asignarle una prioridad a una tarea, reunión, etc. tenemos que tener en cuenta primero que nada los objetivos de nuestra empresa o compañía para así poder asignar u organizar la agenda según los objetivos, estos se relacionan con la visión y la misión de la empresa.

Según Robert N. Lussier autor del libro Human Relations in Organization, nos proporciona 3 (tres) pasos a seguir para una buena administración del tiempo,
los cuales son:

Primer paso para administrar el tiempo es:

Planear cada semana – al finalizar cada semana hay que planificar la semana entrante (con anticipación). Comenzando con una lista de objetivos de lo que quiere alcanzar durante la próxima semana. Esto lo puede trabajar al gusto del Gerente, Supervisor, Empleado o la Asistente Administrativa, por ejemplo de camino a la oficina en el automóvil (tapón) o en el desayuno.

*Ejemplo de una Hoja de planificación semanal*

Plan para la semana de _1 - 5 de septiembre de 2008_
Objetivos: (Qué deberá ser hecho y cuándo)
Actividad	Prioridad	Tiempo que necesita	Día a planificar
Reunión Sr. José Martínez	A B C D	1 Hr. Tiempo total para la semana	Miércoles

Según Gustavo De León, Especialista Regional en Gestión del Tránsito Aéreo, Búsqueda y Salvamento la prioridad se puede clasificar en:[5]

A = VITAL

Debe hacerse, urgente, es de suma importancia

B = IMPORTANTE

Debería hacerse, importante pero no urgente

C = OPCIONAL

Puede hacerse luego o se puede delegar a algún personal del trabajo de confianza.

**Para la clasificación de las prioridades se le puede asignar cualquier letra, mientras que el Gerente, Supervisor, y la Asistente Administrativa pueden utilizar su propio método para clasificar las prioridades, según su gusto.**

Segundo paso para administrar el tiempo es preparar una:

Agenda semanal – esta logra los objetivos importantes al planificar la semana ya que tiene todas las tareas a realizar en dicha semana y de este modo se hace más fácil en caso de que se tenga que cambiar o posponer alguna tarea. Dicha planificación semanal debe de tomar acerca de 30 minutos. (Véase Apéndice)

Se debe planificar actividades o tareas suficientes durante el día o en la semana para así no malgastar tiempo laborable. Mientras que debe dejar el 50% de su agenda disponible para los asuntos o eventos inesperados tales como reuniones, visitas de personas como el Patrono de la Compañía, auditoría, etc.

Steven Covey dice, La llave al éxito no está al prioritizar su horario, pero sí en planificar sus prioridades semanales y diarias.[6] En relación al dicho de Covey, él se refiere a que no todo lo que está en la agenda semanal o diaria es importante, ni que lo tienes que hacer en ese momento del día o en una semana según tu planificación, sino que tienes que darles prioridad (importancia) a aquellas tareas que sólo lo ameriten y que sean de mucha necesidad y de poder prolongar alguna tarea no menos importante pues hacerla ya que la agenda no significa que te vas a llenar de tareas y actividades para el tiempo que pases en la oficina. También hay que dejar cierto tiempo libre para poder verificar los correos electrónicos, devolver alguna llamada o atender alguna visita.

Tercer paso para administrar el tiempo es preparar una:

Agenda diaria – al finalizar cada día se debe planificar el día siguiente o puede comenzar el día planificándolo ya que toma 15 (quince) minutos o menos. Por mi parte, recomiendo a que mejor se planifique el día antes ya que no cuando se comienza el día no se está perdido y se comienza rápido con las tareas, también se ahorran los 15 (quince) minutos. (Véase Apéndice)

El Gerente, Supervisor, Empleado o la Asistente Administrativa son los que deciden como preparar su agenda ya sea semanal o diaria. Estos van a escoger la mejor que le convenga y como mejor se les haga la planificación. De hacerla semanal se les hace más fácil hacer la diaria.

Técnicas de Administración del Tiempo

Las técnicas para la administración del tiempo nos pueden ayudar a obtener más hechos en menos tiempo con mejores resultados. Esto depende de acuerdo al objetivo y a la prioridad que se le asigne a la tarea o a la actividad ya que debemos tener en cuenta cuento tiempo para poder realizar la tarea asignada.

Algunas técnicas que pueden ayudar a aprovechar el tiempo y a llevar a cabo las tareas eficazmente lo son:

Preparar una lista dónde escriba todas las tareas por hacer.
Establecer objetivos (a corto y a largo plazo)
Planear su semana o día (según el tipo de agenda que se utilice), ¿cómo usted logrará sus objetivos?
Durante su mejor hora de trabajo haga las tareas de mayor prioridad. Determine en qué hora del día es usted más productivo: ¿mañana, tarde o noche?
Siempre tenga consigo la agenda para que esté al tanto de las actividades y/o tareas que tenga que realizar para que administre bien su tiempo y espacio.
Haga una tarea a la vez, no se sobrecargue de muchas tareas porque no todas las personas son tan productivas. Algunas personas pueden hacer varias tareas a la vez, pero hay que tener mucho cuidado al realizarlas ya que se pueden cometer errores.
Planifique el día siguiente antes de que salga de trabajar.

Mientras se llevan a cabo dichas técnicas para poder administrar un buen tiempo debemos tener en cuenta algunos factores que nos obstaculizan[7] a la hora de administrar nuestro tiempo efectivamente, los cuales son la:

Falta de organización en asuntos personales y profesionales. Debemos de separar los problemas personales con lo profesional, para poder realizar un trabajo eficaz, ya que esto nos puede quitar tiempo laborable de las tareas planificadas para ese día.

No saber decir "No". Se refiere cuando eres una persona la cual le gusta ayudar a los demás y vienen otras personas de afuera a pedir una ayuda y tu le dices siempre que sí, pero vas a llegar en algún momento en que vas a tener que decir que no porque no vas a tener tiempo suficiente para poder realizar tantas tareas a la vez. Por otro lado podemos asignarle a la Asistente Administrativa que le diga a esa persona que en el momento no le puedo ayudar pero que de tener algún momento disponible se le puede devolver la llamada para poder ayudarle o que no se puede ya que la agenda está llena.

Interrupciones – llamadas telefónicas. Debemos tener en cuenta que tipo de llamada es que entra y quién es que llama ya que dicen que es importante y cuando les atiende es para verificar si lo puedes atender el día tal a la hora tal. Este tipo de llamadas nos acorta el tiempo asignado para dicha tarea.

Interrupciones – visitas. Las visitas es otra interrupción ya que nos restringe el tiempo para poder atender a alguna persona que puede ir en algún momento de menos trabajo o cuando se le cite.

Estrés y cansancio. Los demasiados trabajos a la vez nos causa estrés y cansancio ya que siempre se está trabajando para que todo esté al momento y no malgastemos el tiempo.

[1] Lussier, Robert N., Human Relations in Organization 2008, Cap. 4

[2] Diccionario Real Academia Española

[3] http://www.wordreference.com/definicion/manejo

[4] Diccionario Webster

[5] Tomado de una presentación ppt. del Curso 50314 “Quality Assurance Program Administration”, Academia de la FAA, Ciudad de Oklahoma. Para un Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador 17 al 21 de junio de 2002)

[6] Lussier, Robert N., Human Relations in Organization 2008, Cap. 4

[7] Katey Walker y Nayda I Torres, Department of Family, Youth and Community Sciences, Cooperative Extension Service, University of Florida, Gainesville, Florida.

Department of Family, Youth and Community Sciences, Florida Cooperative Extension Service, Institute of Food and Agricultural Sciences, University of Florida. December 1999

http://www.joescanada.com/time_management.htm, http://www.tsuccess.dircon.co.uk/timemanagementtips.htm

Apéndice

Time Log

Microsoft Office Outlook - Calendario

Planificación (diaria, semanal, mensual)