Administración del Tiempo

En ocasiones podemos sentirnos que tenemos mucho que hacer y poco tiempo.  Si no sabemos administrar bien el tiempo podemos sentirnos atrapados, presionados y apresurados.  Cuando se administra bien el tiempo desarrollamos buenas relaciones humanas, se reduce el estrés, aumenta la productividad y nos sentimos más calmados. Para tener mejor oportunidades y éxito en la carrera debemos saber cómo administrar el tiempo.  La administración del tiempo se refiere a las técnicas diseñadas para ayudar a las personas tener más en menos tiempos con buenos resultados.[1]

            Hay personas que no se dan cuenta de cómo utilizan su tiempo, y puede que lo estén perdiendo porque no son organizados.  Para administrar el tiempo exitosamente primero debemos aprender como analizar el uso del tiempo.  Una forma de ser más organizados y determinar el uso del tiempo es utilizando el Time Log.  El Time Log es una agenda diaria que busca las actividades y ayuda a la persona determinar como el tiempo es utilizado.[2] (Véase Apéndice)  En cada hora debemos escribir las actividades o tareas que tenemos que cumplir, y las que ya hemos cumplido.  Durante el día debemos de tener en mano la agenda; de esta forma estamos consciente de como estamos manejando el tiempo.  Un buen análisis de la agenda se debe hacer después de 5 a 10 días de trabajo.  Podemos analizar cómo estamos utilizando el tiempo, determinar cuánto tiempo estamos gastando en las responsabilidades, identificar cuáles son las tareas que me hacen perder el tiempo y cuales puedo delegar, y cómo manejar el tiempo más eficiente.  También podemos analizar si estamos tratando de hacer varias tareas a la vez.  Las personas que tratan de hacer varias tareas a la vez son menos eficientes que aquellas que se enfocan en una a la vez; a esto se le llaman ‘‘multitasking’’ (múltiples trabajos).  Cuando tratamos de hacer múltiples trabajos a la vez perdemos más tiempo y la tarea se vuelve más compleja, porque se reduce la energía del cerebro y aumenta el estrés.  Si utilizamos la agenda y hacemos la tarea en el tiempo que tenemos establecido y le dedicamos el tiempo necesario a la tarea; obtendremos buenos resultados.

Determinación de Prioridades

Hay momentos que podemos enfrentarnos con varias tareas que tenemos que hacer.  Cuando esto nos ocurre debemos darle prioridad a las tareas.  La prioridad se define como la preferencia dada a una actividad sobre otras actividades.[3] Las personas exitosas tienen la habilidad de hacer las cosas importantes primero y las de menos importancia luego.  Cuando tenemos varias tareas debemos de hacer una lista y asignarles prioridades según la importancia y enfocarnos en una tarea a la vez.  Para establecer prioridades debemos hacernos tres preguntas: 

•   ¿Debería estar personalmente involucrado?
•   ¿La tarea es mi responsabilidad o afectará el funcionamiento o las finanzas de mi departamento?
•   ¿Es necesario acción rápidamente?

Según las contestaciones de las preguntas se asigna prioridades a las tareas.  Se le asignará a cada actividad o tarea prioridades: delegar, alta prioridad, mediana prioridad o baja prioridad, en la lista de “tareas que hacer”.  La lista de “tareas que hacer” es una lista de actividades que los individuos deben completar. (Véase apéndice) Primero comenzamos con las de alta prioridad que son las tareas más importantes y necesita mayor responsabilidad y acción rápida.  Luego las de mediana prioridad y las de baja prioridad que son las tareas que no necesitan mayor responsabilidad al momento.

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[1] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”.  Chapter. 4, Robert N. Lussier.

[2] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”.  Chapter. 4, Robert N. Lussier.

[3] Human Relations in Organizations, Applications and Skill Building, “Time and Career Management”.  Chapter. 4, Robert N. Lussier.