Sistema de la Administración del Tiempo Actualmente, uno de los problemas que muchas de las personas tienen es cómo saber administrar el tiempo; esto no es por la escasez de tiempo ya que todo el mundo consta con 24 (veinticuatro) horas al día. Siempre debemos de preguntarnos, ¿cómo utilizar el tiempo?, para poder administrar un mejor tiempo y tengamos buenos resultados. Los expertos dicen que muchas de las personas malgastan dos horas al día.[1] Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.[2] El manejo es la acción de dirigir un asunto o un negocio.[3] El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro.[4] Para poder administrar un mejor tiempo eficazmente tenemos que llevar a cabo cuatro pasos importantes que son los siguientes:
Al asignarle una prioridad a una tarea, reunión, etc. tenemos que tener en cuenta primero que nada los objetivos de nuestra empresa o compañía para así poder asignar u organizar la agenda según los objetivos, estos se relacionan con la visión y la misión de la empresa. Según Robert N. Lussier autor del libro Human Relations in Organization, nos proporciona 3 (tres) pasos a seguir para una buena administración del tiempo, los cuales son:
*Ejemplo de una Hoja de planificación semanal*
Según Gustavo De León, Especialista Regional en Gestión del Tránsito Aéreo, Búsqueda y Salvamento la prioridad se puede clasificar en:[5] A = VITAL Debe hacerse, urgente, es de suma importancia B = IMPORTANTE Debería hacerse, importante pero no urgente C = OPCIONAL Puede hacerse luego o se puede delegar a algún personal del trabajo de confianza. **Para la clasificación de las prioridades se le puede asignar cualquier letra, mientras que el Gerente, Supervisor, y la Asistente Administrativa pueden utilizar su propio método para clasificar las prioridades, según su gusto.**
Se debe planificar actividades o tareas suficientes durante el día o en la semana para así no malgastar tiempo laborable. Mientras que debe dejar el 50% de su agenda disponible para los asuntos o eventos inesperados tales como reuniones, visitas de personas como el Patrono de la Compañía, auditoría, etc. Steven Covey dice, La llave al éxito no está al prioritizar su horario, pero sí en planificar sus prioridades semanales y diarias.[6] En relación al dicho de Covey, él se refiere a que no todo lo que está en la agenda semanal o diaria es importante, ni que lo tienes que hacer en ese momento del día o en una semana según tu planificación, sino que tienes que darles prioridad (importancia) a aquellas tareas que sólo lo ameriten y que sean de mucha necesidad y de poder prolongar alguna tarea no menos importante pues hacerla ya que la agenda no significa que te vas a llenar de tareas y actividades para el tiempo que pases en la oficina. También hay que dejar cierto tiempo libre para poder verificar los correos electrónicos, devolver alguna llamada o atender alguna visita.
El Gerente, Supervisor, Empleado o la Asistente Administrativa son los que deciden como preparar su agenda ya sea semanal o diaria. Estos van a escoger la mejor que le convenga y como mejor se les haga la planificación. De hacerla semanal se les hace más fácil hacer la diaria.
Las técnicas para la administración del tiempo nos pueden ayudar a obtener más hechos en menos tiempo con mejores resultados. Esto depende de acuerdo al objetivo y a la prioridad que se le asigne a la tarea o a la actividad ya que debemos tener en cuenta cuento tiempo para poder realizar la tarea asignada. Algunas técnicas que pueden ayudar a aprovechar el tiempo y a llevar a cabo las tareas eficazmente lo son:
Mientras se llevan a cabo dichas técnicas para poder administrar un buen tiempo debemos tener en cuenta algunos factores que nos obstaculizan[7] a la hora de administrar nuestro tiempo efectivamente, los cuales son la:
[1] Lussier, Robert N., Human Relations in Organization 2008, Cap. 4 [2] Diccionario Real Academia Española [5] Tomado de una presentación ppt. del Curso 50314 “Quality Assurance Program Administration”, Academia de la FAA, Ciudad de Oklahoma. Para un Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador 17 al 21 de junio de 2002) [6] Lussier, Robert N., Human Relations in Organization 2008, Cap. 4 [7] Katey Walker y Nayda I Torres, Department of Family, Youth and Community Sciences, Cooperative Extension Service, University of Florida, Gainesville, Florida. Department of Family, Youth and Community Sciences, Florida Cooperative Extension Service, Institute of Food and Agricultural Sciences, University of Florida. December 1999 http://www.joescanada.com/time_management.htm, http://www.tsuccess.dircon.co.uk/timemanagementtips.htm Apéndice Time Log Microsoft Office Outlook - Calendario Planificación (diaria, semanal, mensual) |
A través de una buena administración del tiempo y al asignar prioridades, las personas trabajan más organizadas. El tiempo efectivo conlleva a realizar las tareas asignadas en menos tiempo dando paso para mejorar el comportamiento, las relaciones humanas, el desempeño de su carrera y en el diario vivir.
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